25 consigli di Time-Management per essere produttivi sul lavoro

30 Ago

Il ritorno alla routine è sempre faticoso, e noi di Forma lo sappiamo bene. Proprio per questo, ora che le vacanze sono finite, abbiamo scelto di condividere con voi alcune semplici dritte che vi aiuteranno a gestire meglio il vostro tempo sul lavoro o – perchè no? – magari anche sullo studio.  Stabilire delle priorità, non perdere tempo, ed affrontare i vostri compiti con un atteggiamento positivo sono soltanto alcuni dei principi chiave del time management che vi renderanno produttivi ed efficienti più che mai…anche se nella mente avete ancora immagini di spiagge tropicali. Via lo stress da rientro, allora! Siete pronti a stupire i colleghi?

time management

1. Inizia la giornata con un atteggiamento mentalmente positivo. Chiediti:  A. Cosa posso fare per riuscire a divertirmi sul lavoro oggi? B. In che modo questa giornata mi avvicinerà ai miei obiettivi? C. Per controbilanciare il lavoro, cosa posso fare nel tempo libero (uscire, sport, dormire)?

2. Fai una buona colazione e vai a lavorare senza fretta. È una questione di priorità: alzarsi presto significa andare a letto presto.

3. Inizia la giornata lavorativa sempre alla stessa ora. Condizionerai te stesso ad essere pronto ad una data ora della giornata.

4. Controlla il piano quotidiano di lavoro. Prendi il piano della sera prima e controllalo tutto prima di iniziare. Se necessario apporta correzioni.

5. Inizia con le mansioni più importanti. Cioè, quelle più urgenti e non procrastinabili nel tempo.

6. Non perdere tempo prima di iniziare il lavoro. Rinvia i contatti sociali e i convenevoli alla pausa pranzo.

7. Coordina il piano del tempo con i colleghi e subordinati. Eviterai così interruzioni durante il corso delle tue mansioni.

8. Affronta le questioni complesse di mattina. Affronta la questione più importante e inizia la seconda solo dopo aver completato la prima, e così via.

9. Sii ben preparato sul lavoro. Se pianifichi in anticipo ridurrai i tuoi tempi di lavoro.

10. Modifica le scadenze solo se necessario. Cerca di completare il piano di lavoro prefissato.

11. Evita attività che potrebbero avere ripercussioni negative. Posticipa una riunione se sai che ne uscirai con doppio carico di lavoro per quel giorno.

12. Rifiuta altre mansioni urgenti. Se per quel giorno intralciano i tuoi piani, prova a rinviare.

13. Evita le attività dettate dall’impulso e non pianificate. Se nel corso della mansione ti imbatti in idee interessanti, prendi un veloce appunto e riservati di lavorarci in un momento successivo più opportuno.

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14. Lavora a ritmo adeguato, con intervalli. Ogni ora/dopo ogni mansione stendi le gambe rilassandoti, non più di 10 minuti. Dopo di che si perde l’effetto rigeneratore e inizia la deconcentrazione.

15. Completa le mansioni secondarie e simili sulla base di una “produzione in serie”. Cerca di accumulare in blocchi da 60 minuti 6 intervalli da 10 per mansioni di minor urgenza, così come tutto il materiale che hai intenzione di leggere durante la giornata.

16. Porta a termine i lavori che hai già iniziato. Una volta iniziato un lavoro, ti costerà tempo reintrodurti in esso. Se sei costretto a interrompere, scrivi brevemente le idee non elaborate, o qualsiasi cosa che ti faciliti la ripresa del lavoro stesso.

17. Utilizza tutti i frammenti di tempo. Anche gli ultimi minuti prima di una pausa pranzo o dell’orario di chiusura sono sfruttabili per pianificare, preparare o predisporre le attività di routine. Se utilizzi i frammenti di tempo, ne guadagnerai nel corso della settimana.

18. Lavora in modo anti-ciclico rispetto ai disturbi quotidiani. Pianifica i disturbi che riceverai durante il giorno e lavora alle mansioni più urgenti quando sai di non averne.

19. Riservati un’ora di tranquillità. Per gestire le mansioni importanti devi concederti un’ora con te stesso senza disturbi.

20. Controlla il tuo tempo e i tuoi piani. Ogni giorno devi cercare di dimezzare il tempo. Dotati se necessario di un orologio dotato di segnale acustico, e controlla i tuoi piani di lavoro diverse volte al giorno, per segnare le mansioni completate e capire quelle che ti restano. Se ci sono nuove priorità ri-pianifica le azioni. Devi arrivare a fine giornata con un massimo di azioni non completate da zero a due (possibilmente tra quelle meno urgenti).

21. Termina i lavori vari. Cerca di completare i piccoli lavori accumulati nel corso della giornata entro la fine della stessa (letture, email..). Rinviarle al giorno successivo comporterà un ulteriore dispendio di energia, perché gestirai un accumulo più cospicuo di tali mansioni.

22. Controlla i risultati e te stesso. Confronta i tuoi obiettivi con quanto effettivamente raggiunto nel corso della giornata.

23. Pianifica l’impiego di tempo del giorno dopo. Controlla le mansioni non completate (max 2) e spostale all’indomani. Traccia come sempre un piano con tempi di realizzazione, priorità, deleghe e controllo. Rileggi il piano.

24. Torna a casa con uno stato d’animo positivo. Goditi una serata di meritato riposo, ed entra nello spirito adatto per il resto della giornata.

25. Crea ogni giorno un traguardo elevato. Renditi conto del valore di ogni giornata della tua vita, e cerca di fare in modo che ogni giorno sia per te una giornata di successo, sotto il profilo professionale e personale (cinema, una buona cena, fare sport, attività sociali e ricreative dopo il lavoro, relax..).

E voi? Quanti di questi punti seguite con regolarità? Quali, invece, non avete ancora messo in pratica? Raccontatecelo!

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