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8 app per migliorare la produttività

31 Ott

Sullo studio come sul lavoro, la tecnologia può aiutarci ad essere più veloci e produttivi. Abbiamo scovato per voi alcune tra le migliori app per organizzare in modo più efficace le incombenze di ogni giorno e, perchè no? Magari guadagnare un po’ di tempo in più per un aperitivo con gli amici!

1. Timeful – la app che ti ottimizza la routine

App gratuita per iOS, combina le to-do list con le funzionalità di uno smart calendar. Una volta inseriti impegni e routine quotidiane, un sofisticato algoritmo è in grado di analizzare le tue abitudini per fornirti suggerimenti mirati in grado di migliorare la tua gestione del tempo. Ad esempio, può indicarti il miglior momento della giornata in cui portare a termine una determinata attività, o evitarti il sovraccarico di lavoro in giornate concrete. Interessante anche la feature per trackare i progressi nello svolgimento di attività ripetute a cadenza regolare: utile per verificare i propri miglioramenti e l’efficacia della stessa app!

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2. Sunrise – la app per arrivare preparati ai meeting

Anch’essa gratuita, questa app collega il calendario a LinkedIn, permettendoti di consultare facilmente il profilo professionale delle persone che stai andando ad incontrare proprio mentre ti dirigi all’appuntamento: l’ideale per i meeting e i colloqui di lavoro! É disponibile sia per iOS che per Android.

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3. Vesper – la app che ti organizza i pensieri

A chi non è mai capitato di volersi appuntare un’idea mentre si trova in movimento, o è occupato in altre attività? Tool semplice ed elegante, Vesper è perfetto per memorizzare pensieri, idee e cose da fare senza correre il rischio di dimenticarsene. Vi si possono annotare riflessioni al volo e associarle a tag, così da reperirle facilmente in un secondo momento. Il sistema hold-and-drag ne rende, inoltre, intuitivi riordino ed archiviazione.

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4. Slack – la app per gestire la comunicazione con il team

Ecco un tool gratuito che farà la felicità di molti: Slack consente, infatti, di mantenersi in contatto con il team di lavoro senza essere sommersi dalle mail. Funziona come una sorta di chat in cui si possono taggare utenti e creare canali specifici per la gestione di piccoli progetti di squadra. Ogni volta che un utente interviene nella conversazione, una notifica non invasiva viene segnalata in un angolo dello schermo, permettendo a tutti di essere costantemente aggiornati sulle attività e i problemi senza dover interrompere il proprio lavoro. Utile anche per la gestione di attività scolastiche di gruppo.

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5. Clear – la app per le to-do list

Le to-do list sono uno dei modi più semplici per tenere traccia dei compiti da svolgere. Clear permette di crearle in modo intuitivo, dando la possibilità di riorganizzare i to-do, aggiungere nuovi elementi e prendere nota delle attività già svolte semplicemente trascinandole via. È sincronizzato con iCloud e funziona su Mac, iPhone ed iPad.

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6. Mailbox – la app che ti libera dal flusso di mail

Se l’eccesso di mail in arrivo è uno dei vostri principali motivi di stress, questa app fa decisamente al caso vostro. Gratuita e disponibile sia per iOS che per Android, è pensata per aiutarvi a gestire la corrispondenza mantenendo pulita la casella di posta in arrivo. Lavora in tandem con mailbox per Mac e permette di decidere con un solo gesto quando far comparire le singole mail in cima all’inbox: più tardi nell’arco di una stessa giornata, in serata, la settimana prossima, etc. La miglior soluzione per non perdersi nessuna comunicazione, dando priorità alle più urgenti.

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7. Paper by Fifty Three – la app per gli schizzi

Per chi ama gli schemi, per chi svolge una professione creativa o per un approccio più visual allo studio: Paper by Fifty Tree, gratuita, sostituisce l’iPad al classico “album degli schizzi”, consentendo di disegnare bozzetti, grafici ed illustrazioni proprio come sulla carta, per archiviarli poi in diversi album virtuali. Vi sono svariati pennelli e penne virtuali incorporati, ed è disponibile una matita ufficiale in grado di rispondere alla pressione esercitata per produrre un output adeguato. All’interno della app è presente anche un’ecosistema creative commons per chi è in cerca di ispirazione.

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8. GoodReader – la app che legge i file 

Quante volte vi è capitato di rimanere bloccati sul lavoro o sullo studio perchè non riuscivate ad aprire un file? Goodreader elimina l’ostacolo processando velocemente ogni tipo di file direttamente dal vostro iPhone e permettendo di intervenire sui PDF mediante aggiunta di annotazioni, caselle di testo, evidenziazioni o disegni.

9. NotesPlus – la app che sostituisce il quaderno

Se pensate che nessuna tecnologia possa sostituire il fascino della matita sul foglio, questa app vi farà ricredere. NotesPlus, per iOS, permette di disegnare e scrivere sullo schermo grazie ad un sistema che trasforma in automatico la calligrafia in testo. É inoltre possibile unire diversi disegni ed annotazioni semplicemente disegnando un cerchio attorno ad esse. Applicabilissimo sia a scuola che negli ambienti professionali ad alto tasso di creatività.

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E voi, come ve la cavate con l’organizzazione del lavoro? Se avete scoperto qualche app in grado di rendervi più veloci ed efficienti, segnalatecela: saremo felici di provarla!

Da Spotify, la musica per dare il massimo a scuola

10 Ott

Che la musica giusta aiuti a studiare meglio è un dato di fatto. A provarlo ci sono ricerche scientifiche. A metterlo in pratica, perfino qualche app. Anche Spotify, il collosso della musica in streaming, ha voluto aiutare gli studenti con una playlist in grado di aumentarne la produttività. Per realizzarla, la piattaforma si è avvalsa della collaborazione di Emma Kenny, psicologa esperta in salute e benessere dell’infanzia e dell’adolescenza con 18 anni di esperienza nel settore. La sua consulenza ha consentito di estrapolare, tra i 100 brani più ascoltati su Spotify, quelli in grado di mettere gli studenti nel giusto stato mentale in ogni momento della giornata scolastica. Non durante lo studio, quindi, ma nelle pause ricreative che già molti ragazzi occupano con l’ascolto di musica sui loro smartphone. Le scelte si sono basate su ritmi, testi ed impatto emotivo dei brani, che sono stati elencati secondo un criterio cronologico adatto alla routine scolastica. Ma vediamo, in concreto, cosa dovrebbero ascoltare e perchè.

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Prima di andare a scuola

I brani migliori per prepararsi ad affrontare una giornata tra i banchi sono quelli movimentati, con un ritmo uguale o superiore agli ottanta battiti al minuto. Canzoni come Happy di Pharrell Williams o Sing di Ed Sheeran sono, secondo Emma Kenny, ottime opzioni per migliorare l’umore e predisporre la mente all’apprendimento con un atteggiamento positivo.

Intervallo

La playlist di Spotify propone canzoni pop come Lividup di Disclosure o Money On My Mind di Sam Smith per mantenere uno stato d’animo positivo durante la pausa tra le lezioni. Grazie a brani di questo tipo gli studenti più soggetti a stress riescono a rilassarsi mentre la funzione cognitiva risulta genericamente migliorata.

Pranzo

Ascoltare musica rilassante e con cadenza regolare ha l’effetto dimostrato di sciogliere la tensione e modificare l’attività delle onde cerebrali, aumentando la produzione di serotonina ed energia emotiva con benefici simili a quelli prodotti dalla meditazione: l’ideale per svagarsi durante la pausa pranzo. Tra le hit più ascoltate su Spotify, sono state scelte per questo momento della giornata Safe and Sound dei Capital Cities e Revolution 909 dei Daft Punk.

Intervallo pomeridiano

Gli studenti che si trovino a dover affrontare anche lezioni pomeridiane, possono mantenersi energici e concentrati grazie a melodie più ritmate, in grado di preservare la produttività nonostante l’alto numero di ore di studio. Una tecnica che può funzionare anche in ambiente lavorativo! Tra i brani consigliati da Emma Kenny ci sono What I might do di Ben Pearce e Lightning Bolt di Jake Bugg.

Sera

Il sonno è importante ai fini dell’apprendimento ed è stato dimostrato che la musica è in grado di migliorarne la qualità, riducendo ansia e stress. Per questa fase della giornata sono consigliati, quindi, ritmi tra i 50 e gli 80 battiti al minuto, il cui effetto calmante mette il cervello in condizione di ricordare ed imparare nozioni nuove. All Of Me di John Legend e I forget where we were di Ben Howard sono, in questo caso, ottime opzioni.

Per studenti demotivati

Capita a tutti di sentirsi abbattuti e demoralizzati di fronte ad un elevato carico di studi o ad una materia particolarmente ostile. In questi casi, la musica classica e confortante, tra i 60 e i 70 battiti al minuto, può influenzare le nostre emozioni e risollevarci il morale. Consigliato, quindi, l’ascolto di Ludovico Einaudi.

Ecco, a seguire, la playlist completa proposta da Spotify per un maggior rendimento:

 E voi, cosa ascoltate a scuola o sull’ambiente di lavoro? Condividete con noi le playlist che più vi rendono produttivi! 

Focus@will: la musica per studiare meglio

2 Mag

Musica sì, o musica no? Almeno metà degli studenti è abituato ad avere un sottofondo musicale mentre studia. Il problema, però, è sempre lo stesso: come sceglierlo? Siamo sicuri che le nostre playlist preferite ci rendano davvero produttivi?  Per toglierci ogni dubbio,  c’è Focus@Will: un servizio di streaming musicale basato sulla neuroscienza. Sviluppato in collaborazione con neurologi e psicologi,  questo tool (disponibile sia in versione web based che sotto forma di app per IOS e Android) fornisce playlist in grado di agire sul sistema limbico del cervello, aumentando così la concentrazione fino al 400%.

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Per riuscirci, parte da basi scientifiche per adeguare tecnologia ed offerta alle esigenze del cervello umano.

A quanto si legge sul sito ufficiale di Focus@Will, ad esempio, i brani mainstream abbassano la soglia di comprensione in quanto composti per entrare in connessione con l’ascoltatore a livello intellettuale ed emotivo. Inoltre, è dimostrato che la voce umana (anche se si esprime in una lingua sconosciuta) tende a distrarre. Per questo, i brani forniti dalla app sono tutti strumentali. Inoltre, la tecnologia di Focus@will comprende tecniche di adattamento audio in grado di riattivare l’attenzione dopo circa 20 minuti, lasso di tempo necessario al cervello ad abituarsi al sottofondo e “assuefarsi” alla musica in riproduzione, annullandone gli effetti stimolanti.

Uno screenshot dal website di Focus@Will

La scelta musicale di Focus@Will è suddivisa in otto canali tematici, che spaziano da generi noti come la musica classica e il jazz a scelte più insolite come uptime electronic.  Il sito spinge gli utenti a scegliere un genere a loro non familiare, per evitare di soffermarsi ad analizzare la musica e massimizzare invece la concentrazione sul lavoro.

Il servizio è disponibile sia in versione gratuita che a pagamento. La prima comprende playlists customizzabili con possibilità di track skipping e preferenze di volume per migliorare l’effetto. La versione a pagamento, invece, include tra le altre opzioni l’interessante servizio di Productivity Tracker per monitorare i risultati ottenuti.

E voi? Avete già usato questo o altri servizi simili? Li avete trovati utili? Fateci avere la vostra opinione nei commenti! 

25 consigli di Time-Management per essere produttivi sul lavoro

30 Ago

Il ritorno alla routine è sempre faticoso, e noi di Forma lo sappiamo bene. Proprio per questo, ora che le vacanze sono finite, abbiamo scelto di condividere con voi alcune semplici dritte che vi aiuteranno a gestire meglio il vostro tempo sul lavoro o – perchè no? – magari anche sullo studio.  Stabilire delle priorità, non perdere tempo, ed affrontare i vostri compiti con un atteggiamento positivo sono soltanto alcuni dei principi chiave del time management che vi renderanno produttivi ed efficienti più che mai…anche se nella mente avete ancora immagini di spiagge tropicali. Via lo stress da rientro, allora! Siete pronti a stupire i colleghi?

time management

1. Inizia la giornata con un atteggiamento mentalmente positivo. Chiediti:  A. Cosa posso fare per riuscire a divertirmi sul lavoro oggi? B. In che modo questa giornata mi avvicinerà ai miei obiettivi? C. Per controbilanciare il lavoro, cosa posso fare nel tempo libero (uscire, sport, dormire)?

2. Fai una buona colazione e vai a lavorare senza fretta. È una questione di priorità: alzarsi presto significa andare a letto presto.

3. Inizia la giornata lavorativa sempre alla stessa ora. Condizionerai te stesso ad essere pronto ad una data ora della giornata.

4. Controlla il piano quotidiano di lavoro. Prendi il piano della sera prima e controllalo tutto prima di iniziare. Se necessario apporta correzioni.

5. Inizia con le mansioni più importanti. Cioè, quelle più urgenti e non procrastinabili nel tempo.

6. Non perdere tempo prima di iniziare il lavoro. Rinvia i contatti sociali e i convenevoli alla pausa pranzo.

7. Coordina il piano del tempo con i colleghi e subordinati. Eviterai così interruzioni durante il corso delle tue mansioni.

8. Affronta le questioni complesse di mattina. Affronta la questione più importante e inizia la seconda solo dopo aver completato la prima, e così via.

9. Sii ben preparato sul lavoro. Se pianifichi in anticipo ridurrai i tuoi tempi di lavoro.

10. Modifica le scadenze solo se necessario. Cerca di completare il piano di lavoro prefissato.

11. Evita attività che potrebbero avere ripercussioni negative. Posticipa una riunione se sai che ne uscirai con doppio carico di lavoro per quel giorno.

12. Rifiuta altre mansioni urgenti. Se per quel giorno intralciano i tuoi piani, prova a rinviare.

13. Evita le attività dettate dall’impulso e non pianificate. Se nel corso della mansione ti imbatti in idee interessanti, prendi un veloce appunto e riservati di lavorarci in un momento successivo più opportuno.

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14. Lavora a ritmo adeguato, con intervalli. Ogni ora/dopo ogni mansione stendi le gambe rilassandoti, non più di 10 minuti. Dopo di che si perde l’effetto rigeneratore e inizia la deconcentrazione.

15. Completa le mansioni secondarie e simili sulla base di una “produzione in serie”. Cerca di accumulare in blocchi da 60 minuti 6 intervalli da 10 per mansioni di minor urgenza, così come tutto il materiale che hai intenzione di leggere durante la giornata.

16. Porta a termine i lavori che hai già iniziato. Una volta iniziato un lavoro, ti costerà tempo reintrodurti in esso. Se sei costretto a interrompere, scrivi brevemente le idee non elaborate, o qualsiasi cosa che ti faciliti la ripresa del lavoro stesso.

17. Utilizza tutti i frammenti di tempo. Anche gli ultimi minuti prima di una pausa pranzo o dell’orario di chiusura sono sfruttabili per pianificare, preparare o predisporre le attività di routine. Se utilizzi i frammenti di tempo, ne guadagnerai nel corso della settimana.

18. Lavora in modo anti-ciclico rispetto ai disturbi quotidiani. Pianifica i disturbi che riceverai durante il giorno e lavora alle mansioni più urgenti quando sai di non averne.

19. Riservati un’ora di tranquillità. Per gestire le mansioni importanti devi concederti un’ora con te stesso senza disturbi.

20. Controlla il tuo tempo e i tuoi piani. Ogni giorno devi cercare di dimezzare il tempo. Dotati se necessario di un orologio dotato di segnale acustico, e controlla i tuoi piani di lavoro diverse volte al giorno, per segnare le mansioni completate e capire quelle che ti restano. Se ci sono nuove priorità ri-pianifica le azioni. Devi arrivare a fine giornata con un massimo di azioni non completate da zero a due (possibilmente tra quelle meno urgenti).

21. Termina i lavori vari. Cerca di completare i piccoli lavori accumulati nel corso della giornata entro la fine della stessa (letture, email..). Rinviarle al giorno successivo comporterà un ulteriore dispendio di energia, perché gestirai un accumulo più cospicuo di tali mansioni.

22. Controlla i risultati e te stesso. Confronta i tuoi obiettivi con quanto effettivamente raggiunto nel corso della giornata.

23. Pianifica l’impiego di tempo del giorno dopo. Controlla le mansioni non completate (max 2) e spostale all’indomani. Traccia come sempre un piano con tempi di realizzazione, priorità, deleghe e controllo. Rileggi il piano.

24. Torna a casa con uno stato d’animo positivo. Goditi una serata di meritato riposo, ed entra nello spirito adatto per il resto della giornata.

25. Crea ogni giorno un traguardo elevato. Renditi conto del valore di ogni giornata della tua vita, e cerca di fare in modo che ogni giorno sia per te una giornata di successo, sotto il profilo professionale e personale (cinema, una buona cena, fare sport, attività sociali e ricreative dopo il lavoro, relax..).

E voi? Quanti di questi punti seguite con regolarità? Quali, invece, non avete ancora messo in pratica? Raccontatecelo!